PENGORGANISASIAN
PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE
1. Mendefinisikan dan
Mengelompokkan Ide-ide
Apabila menyusun pesan yang panjang dan
kompleks, outline sangat diperlukan. Outline akan membantu memvisualisasikan
hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Susunan outline
secara garis besar dapat digolongkan ke dalam 3 kelompok:
a. Mulailah dengan ide
pokok
Ide pokok akan membantu dalam menetapkan
tujuan dan strategi umum dari suatu pesan.
b. Nyatakan poin-poin
pendukung yang penting
Poin-poin pendukung akan memperkuat
tentang ide-ide pokok yang kita tentukan.
c. Ilustrasi
dengan bukti-bukti
Memberikan ilustrasi dengan mengemukakan
bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang
disajikan, outine yang dibuat akan menjadi semakin baik.
2. Menentukan Urutan
dengan Rencana Organisasional
Untuk dapat menentukan urutannya, ada 2
pendekatan penting, yaitu:
a. Pendekatan Langsung
(deduktif)
Ide pokok muncul paling awal, kemudian
diikuti dengan bukti-bukti pendukungnya.
b. Pendekatan Tidak
Langsung (induktif)
Bukti-bukti muncul terlebih dahulu,
kemudian diikuti dengan ide pokoknya.
Kedua pendekatan dasar tersebut dapat
diterapkan baik untuk pesan singkat (memo dan surat), maupun pesan formal
(laporan, usulan, dan presentasi). Untuk memilih diantara kedua alternatif,
harus dianalisis terlebih dahulu bagaimana reaksi audiens terhadap maksud atau
tujuan dan pesan-pesan yang akan disampaikan.
Setelah dianalisis kemungkinan reaksi
para audiens dan memilih suatu pendekatan umum, maka dapat dipilih rencana
organisasional yang paling cocok sebagai berikut:
a. Direct Request
Direct request dapat berupa surat maupun
memo. Bila para audiens akan menjadi tertarik atau memiliki hasrat yang luar
biasa, dapat digunakan permintaan langsung (direct request). Oleh karena itu,
permintaan langsung menggunakan pendekatan langsung, karena langsung pada poin
yang dituju.
b. Pesan-pesan Rutin,
Good News, atau Goodwill
Pesan-pesan rutin, good news, atau
goodwill lebih cocok dengan menggunakan pendekatan langsung.
c. Pesan-pesan
Bad News
Pendekatan yang diterapkan pada pesan
bad news adalah pendekatan tidak langsung. Jika mempunyai berita yang kurang
menyenangkan, sebaiknya ditempatkan pada bagian pertengahan surat dengan
menggunakan bahasa yang halus.
d. Pesan-pesan
Persuasif
Bila audiens benar-benar sangat tidak
tertarik terhadap pesan-pesan yang disampaikan, dapat digunakan dengan cara
yang tidak langsung. Sehingga perlu membuka pikiran audiens dengan melakukan
persuasi sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada.
Secara umum, mengorganisasi laporan dan
presentasi secara analitis yang didesain kearah suatu kesimpulan tertentu,
lebih sulit. Manakala tujuannya adalah untuk melakukan kolaborasi dengan
audiens di dalam memecahkan suatu masalah atau melakukan persuasi untuk suatu
tindakan tertentu, harus dipilih suatu rencana organisasional yang memberikan
argumen secara logis.
PEMILIHAN
KATA YANG TEPAT
Pemilihan kata dalam penyampaian pesan –
pesan bisnis kepada audiens sangat penting. Penggunaan kata asing yang sukar
dimengerti adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya,
perlu diperhatikan hal-hal berikut:
1. Pilihlah kata yang
sudah familiar
Diperlukan suatu analisis audiens, terutama
untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman
yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses
penyampaian pesan – pesan bisnis.
2. Pilihlah kata-kata
yang singkat
Kata-kata yang singkat selain efisien,
juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah
penulisan bahasa yang baik dan benar.
3. Hindari kata-kata
yang bermakna ganda
Penggunaan kata-kata tersebut akan
mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan
tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.
MEMBUAT
KALIMAT YANG EFEKTIF
Dalam menyusun suatu kalimat perlu
diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan.
Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan
predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan
oleh kata kerja dan merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang
dikatakan dan biasanya berupa kata benda.
1. Tiga jenis kalimat
a) Kalimat Sederhana
Suatu kalimat sederhana hanya memiliki
sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat
dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung.
b) Kalimat Majemuk
Kalimat majemuk berisi dua atau lebih
klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen
merupakan lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh,
sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri
sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.
c) Kalimat kompleks
Kalimat kompleks berisi sebuah klausa
independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.
2. Cara mengembangkan
paragraf
Ada dua pendekatan untuk mengembangkan
suatu paragraf, pendekatan induktif dan pendekatan deduktif. Pendekatan
induktif dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan,
sedangkan deduktif dimulai dari kesimpulan, baru diikuti dengan
alasan-alasannya. Cara-cara mengembangkan paragraf:
a). Ilustrasi
Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat
digunakan suatu ilustrasi yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau
gagasan umum.
b). Perbandingan (Persamaan
& Perbedaan)
Anda dapat mengembangkan paragraf dengan
cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan
pemikiran yang lain.
c. Pembahasan
Sebab-Akibat
Agar dapat memberikan arah yang jelas
terhadap suatu pokok bahasan tertentu.
d. Klasifikasi
Untuk mempermudah pemahaman paragraf
bagi pengirim pesan dan penerima pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan
menjadi lebih terarah atau terfokus.
e. Pembahasan
Pemecahan Masalah
Untuk memberikan latihan analitis yang
sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting
bagi suatu organisasi
Paragraf hendaknya jangan terlalu
singkat namun juga jangan terlalu panjang. Yang penting, suatu paragraf harus
merupakan kesatuan ide atau gagasan yang utuh, menggunakan kata-kata transisi,
kata ganti, atau kata kunci sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan
yang lainnya, dan jelas
sumber :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar