PENGERTIAN
DAN JENIS LAPORAN BISNIS
Pengertian
Laporan bisnis adalah suatu laporan yang
memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan berisi
rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis
tertentu.
Menurut Herta A. Murphy Laporan Bisnis adalah suatu laporan yang memiliki
sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana
penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
Menurut Himstreet Laporan Bisnis adalah suatu pesan-pesan objektif yang
disusun secara teratur dan digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu
bagian organisasional atau dari satu institusi atau lembaga kelembaga yang lain
guna membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.
Pada umumnya penulisan laporan bisnis
digunakan untuk memenuhi berbagai keperluan, antara lain:
a. Untuk memonitor dan mengendalikan
operasional perusahaan.
b.Untuk membantu mengimplementasikan
kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan perusahaan.
c. Untuk memenuhi
persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku bagi
perusahaan.
d. Untuk mendokumentasikan prestasi
kerja yang diperlukan baik bagi keperluan internal maupun eksternal.
e. Untuk menganalisis informasi dan
memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan-keputusan atas masalah
tertentu.
f. Untuk memperoleh sumber pendanaan
atau membuka bisnis baru.
Laporan Bisnis dapat digolongkan
menjadi:
1. Menurut
fungsinya.
- Laporan informasional adalah laporan
yang member informasi, menyajikan fakta-fakta tanpa melakukan analisis,
tanpa kesimpulan, dan tanpa memberikan
rekomendasi.
- Laporan Analisis adalah laporan yang
menyajikan fakta, menganalisis dan menginterprestasikan, kemudian menyimpulkan
dan memberi rekomendasi.
Contoh : laporan kemajuan pekerjaan,
Rekomendasi dan proposal.
2. Menurut
subyeknya
- Suatu laporan dapat dibedakan
menurut departemen mana suatu laporan
itu diperoleh.
- Contoh : Laporan Akuntansi,
Personalia, Produksi dan sebagainya.
3. Menurut
Formalitasnya.
- Laporan dapat dibedakan atas dasar
apakah bersifat formal atau nonformal. Menurut Frekuensinya. Suatu laporan
dapat dibedakan atas dasar apakah secara berkala atau khusus.
- Laporan menurut keasliannya,
terdiri dari: laporan otoritas, laporan sukarela, laporan swasta, dan laporan
public.
4. Menurut
keasliannya
- Laporan Otoritas : laporan yang dibuat
atas dasar permintaan atau kuasa dari orang lain.
- Laporan sukarela : inisiatif dari
pembuat laporan itu sendiri.
- Laporan swasta : laporan yang dibuat
oleh organisasi atau perusahaan swasta.
- Laporan public : disusun oleh
lembaga pemerintah atau lembaga yang dibiayai Negara.
5. Menurut
frekuensinya
- Terdiri dari laporan berkala yaitu laporan
yang disusun harian, mingguan, bulanan, semesteran, tahunan.contoh: laporan
penjualan
- Laporan Khusus : laporan atas
kejadian yang unik(khusus) seperti laporan mengenai krisis dalam perusahaan.
6. Menurut
jenisnya
- Suatu laporan dipengaruhi oleh
formalitas dan panjangnya laporan. Laporan infomal meliputi laporan memorandum,
laporan surat, dan laporan cetak. laporan formal sering disebut dengan laporan
panjang.
- Laporan surat merupakan suatu
laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat. Laporan dalam bentuk
cetakan mempunyai judul yang sudah tercetak, instruksi, baris-baris kosong.
Laporan formal biasanya lebih panjang daripada laporan informal.
7. Menurut
Kegiatan Projek
- Dalam melakukan suatu proyek,
terdapat tiga jenis laporan,yaitu laporanpendahuluan, laporan perkembangan, dan
laporan akhir.
8. Menurut
pelaksanaan Pertemuan
- Agenda : suatu dokumen yang ditulis
sebelum pertemuan berlangsung, dan biasanya terdiri atas jadwal pelaksanaan dan
topic yang akan dibahas dalam pertemuan sehingga akan membantu peserta dalam
persiapan.
- Resolusi merupakan laporan singkat
secara formal berisi hasil consensus suatu pertemuan.
- Notulen adalah laporan resmi
dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yang mencakup semua hal yang
terjadi dalam suatu pertemuan. Mencakup pembahasan yang lebih luas dan berisi
hasil pertemuan atau konferensi penting.
BAGIAN
POKOK LAPORAN BISNIS
1. Pendahuluan
Dalam hal pendahuluan dapat
dipertimbangkan beberapa hal seperti:
a.
Pemberi
kuasa : individu atau organisasi yang meminta laporan
b.
Layout
atau presentasi : informasi kepada pembaca tentang apa saja yang akan di bahas.
c.
Masalah
: diformulasikan awal pada pendahuluan sebelum maksud dan tujuan laporan bisnis
disampaikan.
d.
Maksud
: point terpenting dalam pelaporan bisnis
e.
Ruang
lingkup : berhubungan dengan luas cakupan atau batas bahasan
f.
Metodologi
: metode pengumpulan informasi
g.
Sumber-sumber;
sumber dalam pelaporan bisnis baik lisan maupun tertulis.
h.
Latar
belakang : jika pembaca dianggap perlu mengetahui latar belakang maka,wajib
disampaikan.
i.
Definisi
istilah : menjelaskan beberapa istilah yang perlu dijelaskan
j.
Keterbatasan
: dalam dana , waktu dan sumber yang
tersedia
k.
Rekomendasi
Untuk laporan singkat beberapa unsur
tersebut dapat digabung menjadi satu atau dua paragraf dengan atau tanpa judul
pendahuluan tapi biasanya bagian “pendahuluan ini dibuat sesuai dengan
kebutuhan dan keinginan dari perusahaan tersebut”.
2. Teks/isi
Bagian terpanjang dari suatu laporan
bisnis sehingga maksud dari laporan bisnis dapat dimengerti.
3. Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum
laporan secara menyeluruh, mengambil kesimpulan, atau memberi rekomendasi.
a.
Rangkuman
Berisi ringkasan pembahasan secara
menyeluruh.kadang kala hanya berisi point-poin yang penting, kekuatan dan
kelemahan atau manfaat dan kerugian.
b.
Kesimpulan
Berisi evaluasi secara ringkas fakta –
fakta yang dibahas tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis
c.
Rekomendasi
Menyarankan suatu program tindakan yang
didasarkan pada kesimpulan yang dibuat.
d.
Rencana
Tindakan
Merupakan pernyataan terakhir yang
mencakup waktu pelaksanaan program,
anggaran yang diperlukan dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap
program yang dilaksanakan.
PENGORGANISASIAN
ISI LAPORAN BISNIS
Ada 2 cara yang dapat digunakan untuk
menyusun isi laporan bisnis yaitu cara deduksi (langsung) dan cara induksi (tak
langsung).
1. Cara
Deduksi
Menyampaikan ide pokok dan rekomendasi
terlebih dahulu,setelah itu baru dijelaskan hal – hal yang rinci.Digunakan pada
kriteria pembaca:
a. Esekutif yang
sibuk,ingin berita segera,
b. Ingin mengetahui
berita baik atau informasi netral,
c. Ingin menganalisa
data dengan baik ketika analisa laporan berada diawal.
2. Cara
induksi
Menjelaskan fakta – fakta yang ada
terlebih dahulu,kemudian memberikan ide pokok, kesimpulan dan
rekomendasi.Digunakan pada kriteria pembaca:
a. Ingin
mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu,
b. Ingin
mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan,
c. Perlu
membaca laporan secara keseluruhan bukan awalnya saja.
PENULISAN
LAPORAN SINGKAT
Karakteristik Laporan Singkat Kebanyakan
laporan singkat hanya mencakup meteri pendukung yang relatif sedikit bagi
pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk
memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua halaman. Secara umum,
laporan singkat dalam dunia bisnis jarang dilengkapi dengan priliminary parts (seperti
lembar, halaman judul, surat pengantar, daftar isi, dan rangkuman atau abstrak)
karena hanya terdiri atas satu atau dua lembar halaman saja. Oleh karena itu,
laporan singkat lebih menekankan pada tubuh (body) suatu laporan yang mencakup
pembuka, hasil temuan, bahasan, dan bagian penutup. Disamping itu,
laporan singkat mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan
formal, antara lain:
·
Gaya
penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.
·
Grafik
untuk lebih menekankan penulisan.
·
Judul
dan sub-subjudul dalam tubuh laporan
·
Format
memo atau surat.
· Perencanaan Laporan Singkat
Dalam merencanakan suatu laporan
singkat, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain audiens, tujuan,
dan subjek laporan. Masing-masing elemen akan mempengaruhi format dan panjang,
gaya, serta oraganisasi suatu laporan.
· Penentuan Format Dan Panjang Laporan
Jika anda sedang mempersiapkan suatu
laporan status secara bekala, anda dapat mengikuti pola standar yang
memungkinkan pembaca untuk membandingkan hasil dari suatu laporan dengan
laporan lainnya. Oleh karena itu, keputusan anda sebaiknya didasarkan pada
kebutuhan pembaca. Pembaca sebaiknya tahu tujuan penulis laporan sehingga
mereka dapat menentukan apa yang ingin mereka ketahui, berkaitan dengan materi
yang diajukan, dan format penyajian seperti apa yang mereka inginkan.
Berdasarkan informasi ini, penulis dapat dengan mudah memilih format laporan
diantara empat pilihan berikut ini:
a). Preprinted
Bentuk sebelum dicetak (Preprinted) pada
dasarnya digunakan untuk mengisi laporan yang kosong. Kebanyakan laporan
Preprinted relatif pendek, mungkin lima atau kurang dari lima halaman, dan
berkaitan dengan informasi rutin. Jika diminta untuk membuat laporan otoritas,
anda dapat menggunakan format preprinted tersebut.
b). Surat
Format surat dapat digunakan untuk
laporan yang jumlah halamannya lima atau kurang, dan ditujukan kepada pihak
luar organisasi. Laporan tersebut mencakup semua bagian surat, dan dilengkapi
dengan judul, catatan kaki, tabel, dan gambar.
c). Memo
Format yang paling umum untuk laporan
singkat yang digunakan untuk kepentingan pihak intern suatu organisasi. Memo
mencakup beberapa hal berikut: tanggal, kepada, dari, dan subjek.
d). Manuskrip Laporan yang memiliki
beberapa halaman sampai ratusan halaman memerlukan suatu pendekatan formal.
Oleh karena panjangnya, format manuskrip memerlukan lebih banyak komponen baik
sebelum teks maupun setelah teks.
· Penentuan Struktur Dasar
Selain memutuskan format dan panjangnya
suatu laporan, anda juga harus memutuskan struktur dasar laporan anda. Ada tiga
masalah yang muncul dalam menentukan struktur dasar, yaitu :
1.
Informasi
apa yang seharusnya dimasukan? Apakah semua data dimasukan atau anda ingin
mengeliminasi beberapa data?
2.
Pendekatan
psikologis apa yang sesuai dengan pembaca tertentu? Apakah anda menggunakan Direct
Order atau InDirect Order?
3.
Metode
apa yang akan anda gunakan agar materinya jelas dan meyakinkan? Apakan anda
menggunakan pengorganisasian suatu topik atas dasar tingkat pentingnya, urutan,
kronologis, atau kategori? Atau apakah anda mengorganisasi ide anda menurut
suatu argumen yang logis.
· Pengorganisasian Laporan Singkat
Dalam bagian berikut ini, Anda akan
melihat bagaimana orang-orang dalam berbagai situasi mengembangkan suatu
argumentasi. Kuncinya adalah maksud atau tujuan suatu laporan untuk memberikan
informasi atau analisis penting. Selanjutnya, anda dapat memilih suatu rencana
organisasional yang sesuai dengan topik dan tujuan anda.
MEMBUAT LAPORAN
BISNIS YANG BAIK
Laporan bisnis yang dibuat oleh suatu
organisasi sangat diperlukan untuk berkomunikasi baik dengan pihak intern
maupun ekstern organisasi. Beberapa laporan diperlukan sebagai dokumentasi yang
bersifat permanene (tetap), sementara yang lainnya diperlukan untuk memecahkan
masalah atau sekedar menjawab suatu pertanyaan. Adakalanya suatu laporan
mengalir dari pucuk pimpinan ke bawahan sebagai pertanggungjawaban terhadap
berbagai keputusan atau kebijakan yang telah dilaksanakan oleh suatu
organisasi. Namun, adakalanya suatu laporan mengalir dari bawah ke pucuk
pimpinan sebagai alat untuk memantau kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh
unit-unit atau departemen-departemen yang ada dalam suatu organisasi.
Laporan bisnis merupakan alat manajemen
yang sangat penting dalam suatu organisasi. Oleh karena keterbatasan waktu,
sering kali staf manajemen mengalami kesulitan dalam melakukan pemantauan atas
berbagai kegiatan yang ada dalam unit-unit suatu organisasi. Disamping itu,
mereka juga tidak memiliki latar belakang khusus yang diperlukan baik untuk
melakukan penelitian maupun evaluasi terhadap hal-hal tertentu.
Pada umumnya, apabila orang-orang bisnis
berbicara tentang laporan, mereka berfikir bahwa laporan yang dibuat adalah
laporan tertulis yang secara objektif mengkomunikasikan berbagai informasi
penting tentang beberapa aspek bisnis. Namun, tidak menutup kemungkinan
bahwa laporan bisnis dapat pula disampaikan dalam bentuk lisan.
Tujuan pengembangan suatu laporan adalah
membuat informasi sejelas mungkin. Katakan kepada para pembaca Anda apa yang
mereka perlu ketahui, tidak lebih tidak kurang, dan anda menyajikan suatu
informasi yang dapat memenuhi kebutuhan atau keinginan mereka. Meskipun suatu
laporan memiliki berbagai variasi atau jenis, paling tidak laporan bisnis
yang baik mencakup tiga hal yaitu :
·
Akurat
Hal pertama yang perlu diperhatikan oleh
seorang penulis laporan bisnis adalah bagaimana mengatakan suatu kebenaran.
Suatu informasi yang tidak mengandung kebenaran, tidak akurat, atau tidak
lengkap, akan mengakibatkan pada kemunduran, kemerosotan, atau bahkan
semakin memudarnya reputasi suatu oraganisasi dihadapan masyarakat pada
umumnya. Sayangnya, menyampaikan suatu kebenaran bukanlah hal yang mudah.
·
Keputusan
Yang Baik
Laporan bisnis dibuat tidak hanya untuk
pihak intern saja, tetapi juga pihak ekstern organisasi. Karena laporan bisnis
merupakan dokumen resmi yang di baca oleh masyarakat luas, sudah sepantasnya
untuk tetap menjaga etika bisnis. Hindari kata-kata atau pendapat yang dapat
menyinggung, menyerang, menjelek-jelekan anda atau lawan bisnis. Dilain pihak,
pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup lima hal berikut
ini:
1.
Adanya
ide pokok pada permulaan suatu laporan.
2.
Melihat
fakta-fakta yang tersedia.
3.
Menerima
uraian atau cerita secara menyeluruh.
4.
Menggunakan
bahasa yang dimengerti.
5.
Mempelajari
sesuatu yang dapat menbuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi lebih
mudah
Apapun jenis laporan yang anda buat,
usahakan untuk tetap menjaga perasaan suka maupun tidak suka dalam pikiran
pembaca. Karena anda membuat keputusan tentang isi, kebutuhan audiens anda
menjadi perhatian utama, dan anda harus mengambil keputusan terbaik dalam
memenuhi kebutuhan mereka
·
Format,
Gaya, Dan Organisasi Yang Responsif
Sebelum menulis, anda harus memutuskan
apakah akan menggunakan format surat, memo, atau manuskrip, apakah menggunakan
gaya formal atau informal. Dalam hal ini, ajukan diri anda sendiri pertanyaan
berikut:
-
Siapa
yang berinisiatif membuat laporan?
-
Apa
subjek yang akan dimasukan ke dalam laporan?
-
Kapan
suatu laporan dibuat?
-
Kemana
laporan akan dikirim?
-
Mengapa
suatu laporan dibuat?
-
Bagaimana
sikap pembaca?
sumber :
