PROSES
PENYUSUNAN PESAN
Menyusun pesan bisnis yang menarik
perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami memerlukan kreativitas. Agar pesan
bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis.
Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas tiga tahap sederhana, yaitu
:
1. Perencanaan Pesan
Dalam tahap ini, ditentukan hal – hal
yang mendasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan. Secara rinci, tahap
perencanaan tersebut meliputi :
a. Penentuan
tujuan
b. Analisis
audience
c. Penentuan
ide pokok
d. Pemilihan
saluran dan media
2. Penyusunan Pesan
Setelah tahap perencanaan, selanjutnya
ide/gaasan dituangkan ke dalam pesan tertulis. Tahap itu meliputi dua kegiatan,
yaitu :
a. Mengorganisasikan
pesan
b. Memformulasikan
pesan
Pesan yang telah disusun dikaji ulang
untuk memastikan apakah ide/gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Berbagai
kegiatan pada tahap revisi pesan adalah :
a. Menyunting
pesan
b. Menulis
ulang
c. Memproduksi
pesan
d. Mencetak
pesan
PENENTUAN
TUJUAN PESAN BISNIS
Pesan bisnis dapat menciptakan nilai
tambah bagi perusahaan. Pesan-pesanyang di sampaikan kepada pihak lain
hendaknya mampu menjaga danmeningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat
menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang
jelas, dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.
Ada tiga tujuan umum komunikasi bisnis,
yaitu :
1. Memberi
informasi (informing)
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis
adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak
lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa
pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor
cabang yang ada.
2. Membujuk atau
persuasi (persuading)
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah
memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami
dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan
negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.
3. Melakulakan
kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis
adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang
lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah
melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan
asing.
ANALISIS
PENERIMA PESAN
Analisis terhadap audiens sangat perlu
dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi.
Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka
terima.
a. Mengembangkan
Profil Audiens
Analisis terhadap Audiens yang sudah
dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian
yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada orang yang
sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.
b. Mengenali
penerima primer
Apabila penerima terdiri dari beberapa
orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak
sebagai pengambil keputusan.
c. Menetapkan
jumlah dan komposisi audiens
Jumlah penerima juga memengaruhi pesan
bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan
berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.
d. Mengukur
Tingkat Pemahaman Audiens
Apabila penerima memiliki latar belakang
yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka dianggap memiliki p[emahaman yang
relatif sama terhadap suatru pesan.
e. Memperkirakan
reaki penerima
Cara mengorganisasikan pesan sangat
tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.
f.
Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens
Pesan yang baik akan mampu memenuhi
semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan
salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan
agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu :
1. Temukan apa
yang ingin diketahui audiens
Tidak semua audiens pandai mengungkapkan
apa yang ingin diketahuinya.
2. Antisipasi
pertanyaan yang tidak diungkapkan
Informasi tambahan yang relevan perlu
diberikan untuk mengantisipasi kebutuhan informasi yang tidak disadari oleh
audiens.
3. Berikan semua
informasi yang diperlukan oleh audiens
Ujilah kelengkapan pesan yang dikirim
dengan berpedoman pada 5 W + 1 H ( Who, What, Why, When, Where, dan How).
4. Pastikan
bahwa informasi yang diberikan akurat
Dalam bisnis, ketepatan informasi harus
dipastikan terlkebih dahulu sebelum membuat komitmen tertulis. Kaji ulang
tanggal,jadwal, asumsi, perhitungan matematika,atau keuangan untuk
memastikan keabsahannya.
5. Tekankan
gagasan yang paling menarik bagi audiens.
Diantara beberapa gagasan yang
disampaikan, lakukan penekanan pada gagasan yang paling menarik perhatian
audiens.
g. Memuaskan
kebutuhan emosional dan praktis Audiens
Pesan yang bbertujuan membujuk dan
bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal
pentingb yangb harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang
juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan
agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur,
rasional, serta disusun dengan format yang menarik.
PENENTUAN
IDE POKOK
Setelah menganalisis tujuan dan
audience, langkah selanjutnya adalah menentukan cara untuk mencapai tujuan
tersebut. Topik dan ide pokok merupakan dua htal yang berbeda. Topik adalah
subjek pesan yang luas. Sedangkan ide adalah pokok adalah pernyataan
tentang suatu topik, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut
sehingga dapat diterima oleh audience.
Sebelum menentukan ide pokok terlebih
dahulu yang harus diidentisikasi adalah :
1. Teknik Brainstorming.
a) Storyteller’s tour
Hidupkan tape recorder dan telaah
pesan-pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama,
rasionalitas dan implikasi bagi si penerima.
b) Random list Tulis segala sesuatu yang
ada dalam pikiran diatas kertas kosong. Selanjutnya pelajari hubungan antara
ide-ide tersebut.
c) CFR (Conclusions, findings, recommendations)
Worksheet. Jika subjek yang dibahas mencekup pemecahan masalah, gunakanlah
suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan
(findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation) yang akan
di berikan.
d) Journalistic Approach Pendekatan
jurnalistik memberika poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok.
e) Question And Answer Chain Barangkali
pendekatan yang terbaik adalah melihat dari sisi perspektif audience.
f) Pembatasan cakupan penyajian rutin
kepada audience yang telah anda kenal hendaknya menggunakan kata-kata yang
singkat. Cara ini dapat membangkitkan rasa hormat audience kepada komunikator,
sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan controversial akan memakan waktu
yang lebih lam, terutama jika audience yang hadir terdiri atas orang-orang
yang spektial, atau orang-orang yang tidak dikenal sebelumnya.
MEMILIH
SALURAN DAN MEDIA YANG TEPAT
Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan
situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran
lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung
pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran
komunikasi tersebut.
· Saluran
komunikasi lisan
Komunikasi lisan merupakan saluran yang
palinhg banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan
antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara,
pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna
sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih
tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).
· Saluran
komunikasi tertulis
Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di
buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan.
Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk
mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik
secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.
sumber :
http://ekonomikomiko.blogspot.com/2014/05/proses-menulis-perencanaan-pesan-bisnis.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar